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在家工作时怎样能保持效率?这里有一份简单的指南

Kenneth R. Rosen2017-10-07 07:20:01

送给那些家就是办公室的人们。

本文只能在《好奇心日报》发布,即使我们允许了也不许转载*

12年飓风“桑迪(Sandy)”袭击东海岸的时候我正住在纽约。那时我打着三份工。晚上和周末,我为一家饭店和一家通讯社工作,白天我则从布鲁克林到曼哈顿的一家媒体公司上班。飓风登陆以后,城市的公共交通系统瘫痪了几周,我去办公室的道路被切断了。

接下来的几天里,那片区域有将近 810 万人没有电用。但我在贝德福-史蒂文生区的公寓里仍然有电和网络,送水管线也没有问题。这种运气也伴随着其他的好处:我们这些人可以远程工作了。

风暴之后平静的日子里,我每天早上起来,滚过床褥,打开笔记本电脑,登录各种工具——谷歌聊天、Basecamp、Trello——然后开始工作。我的室友会从饭店里给我捎来咖啡,而我则直到轮班结束都呆在床上(就是 8 小时后)。接下来,我洗个澡,走着去旁边的一家酒吧里吃晚饭。在城市努力恢复电力的那几天,走到哪都能看到蜡烛的火光。第一周我对自己说,“我能适应这种生活。”

接着事情就变味了。我开始痛恨远程工作。我觉得自己邋遢、又脏又臭、孤独、与人绝缘,还因为营养不良病恹恹的。事实证明,我远程工作的决定做的太草率了,遇到了最常见的问题。五年多以后,现在的我常常在家工作——不管是在布鲁克林的公寓里,还是在纽约北部的客房中,甚至在我缅因州小小的家里——而且不管在哪,我都觉得很舒适,一天工作的效率也非常高。

有不少方法能帮助人成功地在家里工作。不管在哪种行业、哪个公司,越来越多的人都想跳过早上的通勤和在茶水间里的嘘寒问暖,远程工作成了个既容易,又可行的选项。

这个简单的指南会告诉你怎么成功地在家办公,是我一路走来总结出的结果。

为这一天打扮起来

不要被你叫声凄惨的手机吵起来以后马上就开始工作。把手机放在房间的另一端,或者干脆放在旁边的房间里,这样,每天早上,你就非得起床才能关上闹钟。当闹钟响起来时,你得起床,并像上班时那样开始你的一天:洗个澡,穿得整整齐齐的。

当然你(显然)没必要穿商务正装,但是你还是得打扮地像你会见同事一样。总之,你根本就猜不到他们什么时候会和你视频聊天,到时候,你可不想因为邋邋遢遢,衣衫不整而拒绝他们。

这也为一天定下了基调,也可能(仅仅是可能!)让你打消了午饭后趴回床上睡一觉的念头——接下来咱们就聊聊打瞌睡这件事。

不要在工作的地方睡觉!

不管是在租赁的办公室、书房改成的家庭办公室还是树林间的小屋,找一个离你卧室远一点的地方来工作。(话虽这么说,F·斯科特·菲茨杰拉德大部分的书都是在床上写成的。)实在不行,带上电脑和耳机,去有无线网的咖啡店,或者是当地的图书馆,然后在那儿把活做完。只是要注意,如果你打算在公共场合办公,最好先了解咖啡馆是否允许你在那工作那么长时间,当然,你也得买点吃的喝的,让他们觉得你不是在白用他们的地方。

“为自己划出一个工作区,”克莉丝·海因侬南说,她在《纽约时报》旗下的 Wirecutter 做一名专职写手,那儿的大多数写手和编辑都是在家工作的。“我现在有自己的办公室,之前我就在卧室里划出一个小角落,反正只要是个工作区就行。”

如果你觉得自己的公寓太小了,在咖啡馆太吵,在图书馆又太安静的话,也有不少公共办公室让你选择。像 ShareDesk、WeWork 或者 Croissant 都能帮你找到这样的空间。一起办公的通常都是自由职业者和各种职业人士,你可以交几个朋友,还能沾茶水间或者厨房里存货的光。如果你比较富足,你甚至能拥有自己安静、豪华的办公间。面向本地人和周边邻居的小公共办公室也是个不错的选择(也更便宜)。在谷歌地图上搜索“周边的公共办公室+你生活的地点”,就能看到你想要的选择。

做好一切准备

在彻底地脱离办公室以前,让公司的 IT 部分和管理人员检查一下,你否已经有了远程工作的全套软件。安全第一:如果你用 VPN 或者其他的安全通道连接着公司的内部系统和邮件,你得测试一下它是不是在你打算工作的地方也管用。而且,你得有一套备用方案,在掉线时使用。

网络连接也一样。如果我家中的无线网断掉了,我还可以用手机上的热点来保持网络连接。为了做到这一点,你要确保你有合适的网络套餐,尤其当你经常要收发大文件的时候。你可不想仅仅因为在家工作,每个月的话费就贵到爆表。同样的,你的公司有可能为远程员工配备特殊的设备,或者为你们的电话网络服务付费。和 IT、HR 部门沟通好,看看他们可以怎么帮助你。

另外,你还要确保你的工作空间有你需要的一切东西:一张舒适的椅子,你需要的特殊工具,甚至是一台电话或者一套耳机。Wirecutter 上就有一份不错的家庭办公室必需品列表。

频繁沟通

对想要事业有成的远程员工来说,迅速、可靠的交流能力是无价之宝。你要频繁地向上司、老板汇报最新情况。大多数企业都用某种群聊,例如 Slack,在工作中沟通;语音和开会用的一般是环聊和 Skype。确保你电脑上有这些软件,你也会用它们。确保你在工作的时候能出现在同事们(尤其是老板)的视野里。

弄清楚你的频繁联系人用的哪几个软件。即使没在工作,你在散步或者约人吃午饭的时候也不要忽视同事发来的信息,他们可能要找你确定一些事,或者需要你的帮助。一定要给他们回信。在工作时间内,你要随叫随到,就跟在他们身边一样,即便你可能只用说:“我现在出门有事,一回来马上告诉你。”

给自己定个计划

给自己一个目标。把这一天、这个星期、这个月要处理的事都记下来。

“有个前后一致的计划很重要。你得严格遵守计划,这样才能合理安排时间,平衡工作和业余生活,”杰昆·陈,wirecutter 的主编说。她在家已经全职工作了 12 年了。

遵守 SMART 原则:确保你一天的目标明确(Specific)、可衡量(Measurable)、可达成(Attainable)、相关(Relevant)而且有时限(Time-bound)。在家工作的朋友一直向我推荐弗兰塞思科·希里罗(Francesco Cirillo)的番茄工作法。这种方法可以应用于每天的目标,对于更长的项目也有效果。具体做法是,你花 25 分钟专注在手头的事儿,接着休息五分钟——25 分钟干完了一件事呢?接着干下一件。“TomatoTimer”也有在线版本,你可以用它尝试着保持专注。

排除干扰

把干扰隔绝在外。如果你在家工作,一定得划清(并且强调)界限,向你的家人和孩子解释你的工作区域是禁止入内的,如果他们没有非常要紧的事,不要来打扰你。单独抽出时间来陪他们,让他们明白,你的工作时间是用来工作的。

更糟的可能是社交媒体。它会从我们这儿偷走大量时间。谷歌浏览器上有这样的插件,例如 StayFocusd,能在给你留出固定的浏览时间之后屏蔽社交网站(例如 Facebook 和 Twitter)。还有个类似于 TamatoTimer 的软件,叫 Strict Workflow,也值得一看。

在其他浏览器和手机上也有类似的工具;别玩 app 玩的忘了工作就行。

出门去

抽时间出门转一转能激发你的创意,让你更有效率的工作。在家上班的好处之一就是你可以多活动活动,而不是一直坐在桌子边上。你最好养成活动的习惯,否则你有可能真的懒到白天坐办公桌,晚上不出门。

Wirecutter 的一位专职写手,凯文·普尔蒂(Kevin Purdy),已经在家全职工作了将近十年。他是纽约共享办公室 CoworkBuffalo 的合作伙伴之一。他把自己经常“起来出去玩”的安排称作“紧密计划中的一环”。

“我常常会安排和朋友的会面,有时候一起喝杯工作前的咖啡,或者出去吃顿饭什么的,”他说,“这让你觉得你有正常的生活轨迹,给你一点儿外在的动力。无论如何,它至少让你一周里有打扮好出门的机会。”

社交很重要,因为不在传统的工作场合,你会不由自主地感到孤独。我会跟本地的小店老板或者别的商贩交谈,这给我的日子添加了一些轻松、与人交流的成分,和我在办公室里体验到的差不多。

如果你没那么外向,轻松的骑行或者短程的徒步都可以提升你脑内的内啡肽,在周围转一圈,你就能再次集中精力地工作了。如果这些你都做不到,起码计划着和家人、朋友在工作结束之后出去玩玩。

当工作结束时,彻底地把它放下

把你的电子器材收起来,把它搁在充电的地方,干完了活就不要再动它了。如果你想在远程工作的时候控制住自己,你最好这么做。你起床的房间里没有这些设备,那么,你也应在工作结束之后回到一个没有电子设备的房间里。你结束工作,退出软件的时候,要彻底地把它关上。关掉工作聊天软件和电子邮件的时候,你就“下班回家”了。

把工作和休息搅在一起会让你陷入从来不“关机”的危险,可能会导致你心力交瘁,因为觉得自己从来不休息而陷入沮丧。除此之外,你的朋友和家人也会失去你陪伴他们的时间,这样你还不如去办公室上班呢。你要确保自己工作与休息的界限。

多和你的猫猫狗狗小金鱼儿玩玩;你终于可以享受在家工作了!这不是每个人都做得到的。反正要是你觉得烦了,随时都可以回到办公室去。


翻译 姚舜源

题图来自 Pexels

© 2017 THE NEW YORK TIMES

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