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现在还要将员工聚在一起,办公空间的设计要如何做到高效?| 我们的办公室①

设计

现在还要将员工聚在一起,办公空间的设计要如何做到高效?| 我们的办公室①

胡莹2017-08-30 16:33:52

这三个案例,解决的都是提升工作效率的议题。

办公文化的变革,在过去几十年持续改变着办公场所的面貌。

兴起于 1960 年代的格子间,曾是主流办公文化中不可缺少的主角。到了 1990 年代,人们对办公场所的看法开始改变,既有英剧《办公室风云》(The Office) 中表达的对格子间布局的不满,又有漫画家 Scott Adams 在笔下的 Dilbert 漫画里对于办公场所的嘲讽,办公室开始变成人在各种乏味且毫无特色的空间里虚耗生命的象征。

2000 年左右,以 Google 为首的一批硅谷科技公司,引领了开放式办公的潮流,共享长桌、主题会议室、专属游戏屋和休闲咖啡餐吧等元素,开始成为“标配”。

近几年,智能手机、无线网络以及远程视频设备的普及,又催生了“SOHO 办公“、“共享办公”模式的生长。理论上,只要硬件允许,一个人可以在任何时间、任何地方完成工作,办公室带来的“集体氛围”随之减弱。

公司还需要在办公场所的构建上投入重金吗?假如技术便于我们在任何地方工作,还会有人需要办公室吗?各种质疑的声音直指办公室存在的价值。

但与此同时,大公司们却掀起了另一波兴建 Campus 式办公总部的浪潮:耗资 50 亿建新总部的苹果,在西雅图购置地产兴建总部的亚马逊,请来建筑大师 Frank Gehry 新建园区的 Facebook,以及在深圳打造双塔办公大楼的腾讯,和在杭州西溪园区盖起新总部的阿里巴巴。

办公家具品牌 Steelcase 亚太区市场传讯总监 Cherry Wan 在文章《未来我们还需要办公室吗?》中提出了一个很实际的说法,“不管科技如何发展,将大家聚集到同一个物理空间里工作,是获得最佳工作表现的前提。”

如果这个说法的确有效,它也需要考虑一个细节——即:科技既然已经改变一个人对于集体参与感的体验,设计要如何呼应这种改变,以便让这些心态更新之后的工作人员依然可以聚集在“同一个物理空间”里,以便互相配合、激发创意、高效工作。

其中一个重要的前提,是设计必须高度服务于公司需求。一家公司的业务特点、员工工作特点和多样性,决定了办公空间的布局和形态。

我们尝试着从不同领域、规模、形态的办公空间案例入手,分析时下办公场所的设计特点。我们发现,以下五个趋势出现频率较高,大多数办公室设计的方向都可以归纳其中:

  • 依公司工作协作特点量体裁衣设计办公场所,注重提升工作效率;
  • 协作办公与私密性的平衡;
  • 智能化办公,帮助企业提升员工工作体验;
  • 注重身心健康、可持续发展;
  • 借力设计阐释公司文化。

我们先就“如何提升工作效率”展示一些可供参考的案例。因为每个公司业务各异,工作方式和协作办公的特点也各有不同,在如何通过设计办公场所提升工作效率这一点上,并不会出现类似于“格子间”这样的标准答案,而是设计师根据每个公司量身而做的解决方案。

跨领域不同部门之间的协作共事,如何做到高效便捷?

波音公司在地震后的一次“湖畔大迁移”行动,便是通过设计办公场所提升效率的一个典型案例。

掌舵这一项目的是在办公总部设计领域经验丰富的美国公司 NBBJ,以及办公家具品牌 Steelcase 的顾问团队。把工程师的办公室搬到飞机工厂里面?起码在 2000 年以前,波音公司的高层从未有过这个念头。

这个在全球范围拥有近 12000 架正在运行的商用喷气式飞机的航空公司,其最受欢迎的飞机型号 737 系列客机,销量占全球商用喷气机四成之多。

2001 年,纽约发生“ 9.11 恐怖袭击事件”,重创全球航空业,商务、旅行游客数量骤减,同时波音公司还面临着与空客激烈竞争市场份额的局面。

而在那一年的 2 月 28 日,西雅图一场 6.8 级的地震,已将波音公司的几幢办公大楼夷为平地,亟待解决的问题是,1200 名工程师和后勤人员无处办公、安置的窘况。

无疑,这两次灾难性事件的发生,让 2001 年成为波音公司艰难的一年。

趁着多家航空公司相继推行精益生产工序的这波潮流,波音公司也打算将生产流程精简化。

既然老办公大楼被震毁,不如趁机把没能得到安置的工程师们搬迁至位于华盛顿湖 737 工厂的空置仓库中,公司将这次行动称之为“湖畔大迁移”(Move To The Lake),希望能够模糊传统的设计人员和生产人员之间的界限,让他们在同一屋檐下一齐工作。

那个时期,正赶上波音公司从“储藏设备”模式转型至“即时生产”模式,工厂装配层三座塔楼的巨大空间腾空出来。NBBJ 利用这些空置的区域,在工厂内插入了 18580 平方米的办公空间,创造了一个工厂- 办公混合的模式,使得工程师可以在飞机组装工人旁工作。

通过把工厂和办公空间搬到一起,波音公司的建筑占地面积,从 120 余万平方米降至 80 余万平方米。

而这次办公室的搬迁行动,也颠覆了波音公司传统的飞机制造工序和办公协作文化。波音公司飞机制造部前副总裁兼总经理 Carolyn Corvi 表示:“这不仅仅是一次设施的搬迁。我们希望改变我们的工作方式,创造制造者和设计者之间的纽带,并让人们以帮助我们更顺畅的沟通,更有效的运作和更有竞争力的方式来进行联系。”

根据 Carolyn Corvi 的回忆,过去很长时间,波音的产品设计人员和工厂的生产工人之间,存在巨大的鸿沟,工程师或者说设计人员们,对于自己努力打拼回来的白领地位很是骄傲,工厂是这个群体绝对不会涉足的地方。而在 Corvi 看来,这显然不利于产品研发,“公司每位员工理应将所有的注意力都聚焦于飞机上,但如果你身处离飞机很远的办公楼里,又怎么能够关注到制造飞机的细节呢?”

地震是一场灾难,但也为波音公司提供了一次变革良机。

在试图劝说公司的行政主管同意将工程师办公室迁往湖畔工厂时,Carolyn Corvi 声称:“革新工作模式能提升团队表现,从而达到特定的生产力和效率目标。”更直白地来讲,就是让工程师与制造工人能够在新空间内协作得更为紧密。

三幢办公大楼沿着工厂的外侧长边以及中间包含员工服务中心的塔楼依次排开,大约有 1200 名业务和工程人员在三层楼的办公室里工作,900 名机械工程工人在工厂层工作。按照移动装配线的概念,飞机一字排开,5 架并排沿着 91 米宽的空间,以每分钟 5 厘米的速度沿着工厂层移动,进行组装。

NBBJ 公司的首席设计师 Anne Cunningham 和项目经理 Lori Walker 带领团队,将设计重心放在飞机制造本身,试图在办公区域重现生产过程,展示飞机的各个零部件在还未投入生产线时散落各处的样子,然后如何组装成为整架飞机,进而通过测试和出厂等各个程序。设计团队希望通过这种抢眼的视觉效果,与生产线的同事达成某种沟通。

工程师团队被置于中层的开放式办公空间,办公塔的墙壁由透明的聚碳酸酯面板和透明上釉的减震器(用于减少车间噪音)组成,一方面让体量本就很大的工厂看起来更为开阔空旷,更重要的,是能让工程师通过透明的墙壁,看见工厂区域整条庞大的生产线的实时运作。

在办公室和工厂的生产区域之间,曾是飞机的停泊区,如今也被改造为一条宽阔的木板路走廊,成为了工程师、技术员、工人以及行政主管等不同部门的员工经常交流、讨论业务的地方,模糊了办公室与工厂、蓝领和白领之间的界限。

这一办公布局革新的优势,还体现在制造飞机的效率上。

工厂生产车间里,持续闪烁的灯光穿过透明墙壁,照进办公区域,吸引那些此前不会踏足工厂的工程师们的注意,可以亲自了解到生产线上的运作情况。

以前两地办公时,当技术员遇到问题时,可能需要短则几天,长则数个星期才能够解决。但现在所有问题都可以实时沟通、解决。

整个工厂设计成一个大型陈列室,在这个建筑里可以从任何角度看到飞机。这个视觉上的联系是使所有员工参与过程的关键。当问题发生时,警告灯或生产线停止这些强大的视觉提示,能够被所有人看见。工程师和机械师看到紧急信号后,能够在几分钟之内及时解决问题。

在大多数情况下,需要花费几天或是几个星期去解决的问题现在一个小时内便被搞定。

在办公室迁移期间负责协调工程师和技术员的厂长 Pat Manelly 表示:“我就在自己设计的飞机旁边工作。看见它逐渐往工厂后门移动,我就知道自己也是时候动起来了。”

整个流程开始加速,制造一架波音 737 飞机的平均时间从 22 天缩短到 11 天,效率增长 50%。

其实,早在两千余名员工搬进新办公室之前,波音公司先是进行了一次试行计划。40 名志愿工程师被安置在工厂里的露天夹楼办公室中工作 90 天,检验这些设想并实际测试。当时,一位试行计划中的经理 Kendall Krieg 也指出,大部分工程师其实并不太愿意来到工厂工作,但这 90 天的试行期,让他们感受到了这种工作模式的便利和高效。“它让员工知道不用再依照传统的方法做事,每个员工都会考虑上一道和下一道工序,让我们构思工序的过程越来越顺利,打破了各个流程之间的阻隔。” Kendall Krieg 表示

这次搬迁项目的工程部总监 Lynda Carlson 表示:“试行项目结束时,工程师的态度和开始时有了很大转变。”

除此之外,工厂内还加入了很多允许员工自由进出的新的公共空间。比如设有投影机、屏幕以及小型图书馆的咖啡空间,员工服务中心可以提供上网、干洗和照片冲洗服务等等。而在工厂北端的员工餐厅上层,员工还可以一睹窗外的华盛顿湖美景。而不管是在咖啡厅会面,或是在安静房间里埋头苦干,飞机一直在他们的视线范围。

如果员工不需要独立办公桌,空间应该怎样规划?

我们曾经介绍过的曼谷 Inteltion IT 顾问公司的新办公室也是一例,不论是公司规模、业务模式还是工作流程,它虽不及波音公司那般庞大、复杂,但如何利用好 170 平米的办公室服务于 60 名员工,也是他们找来泰国当地设计团队 Onion Design Associates 改造办公室的原因。

不同于一般公司,Inteltion IT 顾问公司的员工通常需要在客户的办公室办公,以便随时维护客户的计算机系统,只有当他们在等待新项目或者新客户的时候才会回到自家办公室工作,这就意味着公司并不需要为每个员工设计独立的办公桌,而是需要为员工和客户的会面交流提供相关办公场所。

此外,这里的每个员工都需要在电脑面前工作,对可移动性及无线网络的要求就很高了。

考虑到员工终日面对电脑的高强度工作,设计团队在办公空间里植入了许多由白色铁管制成的健身设施和游戏台,单杠、吊环、拳击沙包,既设置了不同的会客场景,又在本就疏离的工作模式下通过运动的方式促进了员工之间的内部交流。

部门、员工之间的高频次高密度交流需求,如何通过空间布局实现?

如果说波音公司是在震后重建办公空间的契机中找到了提升公司效率的应对之策,那有着几十年历史的通讯设计公司 Agnew Moyer Smith ,则是主动求变,其主营业务是帮助企业解决通信沟通问题,实现信息可视化,比如构建复杂网站,开发电子学习课程等等。

但公司创立时,还是计算机刚刚进入该行业的年代,公司现有空间的设计,已经跟不上公司团队结构与工作流程发展的变化。为此,他们邀请了芝加哥设计公司 Archideas 重构整个办公场所。

在改造之前,Archidea 的设计师把大量时间花在了观察 Agnew Moyer Smith 公司员工真实的工作流程和状态上,除此之外,他们还邀请公司员工参与到设计过程当中,鼓励他们说出自己对于办公室使用的想法,了解他们的实际需求,然后根据各个部门员工的差异化需求,创造能够满足各种工作流程的办公空间。

设计团队了解到,作为一家以信息为产品的公司, Agnew Moyer Smith 的发展完全取决于它的知识型雇员能够在多大程度上去创造、协作和沟通,员工之间的高频次交流,各种头脑风暴或是工作讨论会的密集程度极高。

按照 Agnew Moyer Smith 合伙人 Reed Agnew 的说法,“我们的办公场所需要助力员工探索不同的想法,满足员工之间的沟通交流。”

如何有效支持创意型的协作方式,营造一个大家愿意分享观点和想法的环境成为关键。

Archideas 给出的解决方案,是把沿着长廊占地约为 1486 平方米的区域改造成“主街”区,这就相当于为公司创造了一个核心场所,所有职能部门距离这条“主街”都不远,便于沟通和交流。

Agnew Moyer Smith 有七个职能部门,包括项目管理、设计、软件工程等部门,每次接手新的项目都会由来自各部门的同事组成一个项目团队,在整个项目周期内合作共事,短则一个月,长则一两年。

根据这一工作模式,Archideas 设计了尺度不一的各种协作办公空间,以满足不同的需求。空间内随处可见的可移动展示板,意在迅速将各种信息传递到另外的工作空间。

而在每个团队办公室周围,还设有工作岛,便于团队成员召开短时间的站立会议。

支持工作的一些细节也做得很贴心,比如配备平板屏幕的可旋转显示器支架,可支持多人共同观看屏幕上的信息。移动桌允许员工调整空间大小和配置,并且可以临时借用额外工作台面来满足短时需求。

Agnew Moyer Smith 合伙人 Don Moyer 称:“新设计带来的区别显而易见。我们看到了更协作的工作过程,客户留在这里的时间更长,展示和讨论的工作也更多。有人喜欢在咖啡区沟通交谈,也有人愿意留在独立隔间安静工作,整个公司都在变得更快。”

图片来源:NBBJ、Archdaily、Steelcase

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